Malditas reuniones malditas

¿Quién no se ha encontrado alguna vez, en una infernal reunión de trabajo? ¿…De esas que nunca se acaban y el tema que se trata, no tiene nada que ver con el asunto de la convocatoria?

Yo me he encontrado en esa situación varias veces y, sinceramente, no es agradable: sales de la reunión con la sensación de haber perdido el tiempo. Y si además, la reunión la convocabas tú, o está muy relacionada con tu trabajo inmediato, para “enterarte” de algo, tienes la sensación de que no ha servido de nada… y entonces, ¿Qué pasa? Que vuelves a convocar otra reunión para hablar de lo mismo… y así puedes pasar semanas y semanas…

Bien. El primer paso, como todo en la vida, está claro: darte cuenta de que hay un problema. Si además tienes “el poder” de meter mano en las reuniones de tu empresa, pues vete alegrando: ¡¡hay solución!!

la foto(1)

@noe y @christian_wilde (en twitter) en una reunión de trabajo

Para que las reuniones de tu empresa empiecen a tener algún sentido, propongo una serie de consejos:

Antes de convocar la reunión:

  • Plantéate que temas se tratarán: define una lista con los temas que quieres tratar en la reunión. Divide todos los temas en tareas que no supongan más de 5 minutos de discusión entre todos los asistentes a la reunión.
  • Piensa quien debe asistir: No convoques a quien no debes. Muchas veces las reuniones se van por las ramas por este motivo. Es mejor que convoques más de una reunión con diferentes perfiles que no concentrarlos todos en la misma sala y después, debatir temas que no interesan o no entienden la mitad de ellos. Además piensa que te aporta cada uno de los perfiles que lleves a la reunión: no lleves a nadie que creas que no tendrá una participación activa.
  • No más de 5 personas por reunión… si puede ser, claro… estoy hablando del maravilloso mundo de yupi, donde se hacen reuniones sencillas y a nivel de desarrollo. Soy consciente que algunas reuniones, como las de equipo, Excederán ese número… pero ya me entendéis a que me refiero… ¿verdad?
  • Intenta convocar la reunión en un periodo muy cercano a la obtención del resultado de esta: no hay nada peor que una reunión de planificación del segundo trimestre cuando aún no has empezado ni el primero… Nadie hará ni caso y además es muy probable que cuando llegue el segundo trimestre nadie recuerde nada, o hayan perdido motivación o incluso (tal como va todo) que alguno de los asistentes ya ni esté en la empresa.

Hasta aquí es sencillo ¿verdad? Pues ahora viene lo mejor ;) ¡Gestionar la reunión!

Quedan 10 minutos para la reunión ¿Qué haces?

  • Asegúrate que tienes todo preparado: ¿listado de temas?, ¿la sala está bien climatizada y hay sillas suficientes?, ¿necesitas ordenador, folios, etc.?
  • Avisa a los asistentes: ¡muy importante! Ya sé que el Outlook lo hace… pero todos sabemos que nadie le hace ni caso al Outlook y sus puñeteros pop-up de alertas. Se pesado. Ves uno a uno y diles “en 10 minutos en la sala 1…
  • ”Se puntual: ¡No hay nada que me moleste más! Si la reunión empieza a las 10, que empiece a las 10 ¡y no a las 10:30! Si alguien no puede asistir, lo siento mucho, pero es su problema… la reunión estaba convocada y es obligación de cada uno de los asistentes organizarse y asistir a su hora. No podemos perder 30 minutos esperando a una persona. (suena muy duro pero no es tanto…)

¡… Y que empiece la reunión!

  • Buenos días: es mejor “perder” los primeros 5 minutos de la reunión preguntando como estáis y hablando de algo no relacionado con la reunión que no generar una especie de mix de 30 minutos, donde se hablan de temas personales, del motivo de la reunión y de los 30 proyectos más que están en desarrollo… asi que si hay buen rollo, mejor antes, y así todo el mundo ha dicho lo que quería decir.
  • Ponle título a la reunión: ¡¡El concepto es el concepto…!! Di de que va… no hay peor reunión que las que te plantas tu libreta molona y empiezan a hablar… y apuntas frases sueltas… cosas que se van diciendo y mientras vas pensando… ¿Qué título le pongo a esto? Y ese no es el problema…. El problema es que al final le llamas “Proyecto X”, pero el resto de asistentes lo ha llamado, cada uno de una manera diferente. Así que: Si la reunión la convocas tú, suéltala. Proyecto tal… proyecto pascual… y así (recuerdo un proyecto donde cada uno le pusimos un nombre absurdo, totalmente distinto uno de otro… que caos)
  • Informa cual es el orden del día: Es muy político eso de orden del día, pero ya que lo has definido, leelo. “hoy hablamos de tal, tal tal y tal tal tal…”
  • Que alguien controle el tiempo: alguien de la reunión debería administrar los tiempos, y si no eres tu, mejor que mejor.
  • Fomentar la participación: ¡que esto no es el cole ya! Fomenta que la gente participe. Haz que todo el mundo se sienta importante en la reunión, den su punto de vista y que tomen decisiones.

Y para acabar… Sin duda es la parte más importante de la reunión:

  • Planifica que los últimos 5/10 minutos de la reunión sean para “poner titulares a todo” y que todo el mundo se comprometa a algo
  • Define los objetivos: mejor dicho “DEFINID LOS OBJETIVOS” sois un equipo. Todos debéis saber que hay que hacer, para cuando y como hay que hacerlo… si no la reunión no ha servido para nada.
  • Y como no… CUMPLE Y HAZ QUE CUMPLAN con los compromisos adquiridos

Para acabar, si quieres mojarte (mejor dicho: ¡MÓJATE!) entrega a los asistentes una hoja evaluando la reunión.

Plantéales estas preguntas (entre muchas otras que se te pueden ocurrir y que creas que ayudarán a mejorar tus reuniones):

  • ¿Estaba claro el objetivo?
  • ¿Ha sido útil?
  • ¿Se ha tenido en cuenta y se ha escuchado a todos los asistentes?
  • ¿Han quedado claro los acuerdos y responsabilidades establecidos?
  • ¿Se ha seguido el orden previsto de la reunión y se han mantenido los horarios previstos?
  • ¿Algo que comentar…?
.

2 respuestas a “Malditas reuniones malditas

  1. Juan Carlos

    estupendo artículo… Y EL VÍDEO GENIAL!!

  2. Hola majo!! muy buen post para terminar con la reunionitis aguda. La padecí unos cuantos años jejej y estoy muyy de acuerdo en que a veces son totalmente inútiles e incluso desmotivan.
    Me quedo con lo de los 5 primeros minutos para charla amistosa y lo de que se cumplan los compromisos jejej que anda que lo de las reuniones semanales para repetir que lo mismo no se ha hecho, una y otra vez… Eso sí, no sé si los has dicho (que seguro que sí…), fundamental hacer que los objetivos y metas a c/p sean realistas. Los cronogramas y plazos asfixiantes que se estilan en casi todas las empresas, como si fuéramos máquinas con las que engranar una cadena de montaje… solo dan estrés y reducen la productividad, según mi experiencia personal.

    Venga, un abrazo, y a seguir así!! :))

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

Puedes usar las siguientes etiquetas y atributos HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>